المادة الأولى

ينشأ في الجامعة اللبنانية مكتب التواصل والمعلومات، يتبع مباشرةً لرئاسة الجامعة اللبنانية.

المادة الثانية

أهداف المكتب:

يهدف المكتب إلى تقديم صورة موضوعية عن واقع الجامعة إلى وسائل الإعلام وشبكات التواصل الاجتماعي، وإلى التقريب بين فروع الجامعة عبر تعريفها المتبادل على أنشطة وإنجازات كل واحد منها، بغية تعزيز شعور الانتماء إلى جامعة وطنية واحدة موحدة، بما يعزز بدوره الانتماء إلى الوطن.

المادة الثالثة

مهمات المكتب:

يتولى المكتب تحقيق نوعين من المهمات، داخلية تحضيرية لأعمال التواصل وخارجية من خلال متابعة العلاقة مع وسائل الاعلام ومواقع التواصل الاجتماعي وأنشطة الفروع والوحدات.

المادة الرابعة

مهمات المكتب الداخلية:

• يتولى المكتب المهمات الداخلية الآتية:
• الإشراف على محتوى موقع الجامعة ومدّه بالمعلومات والعمل على تطويره دورياً.
• متابعة تحديث البيانات على الموقع.
• نشر أخبار النشاطات والإعلانات التي ترسل من قبل الكليات والفروع والإدارة على الموقع وشبكات التواصل الاجتماعي والوكالات الإعلامية الرقمية.
• نشر الأفلام الخاصة بنشاطات الجامعة على الشبكة (يوتيوب).
• الإشراف على محتوى صفحة فايسبوك وسائر وسائل الاتصال في الشبكات الاجتماعية.
• مراقبة المواقع والصفحات الرديفة التي تتناول الجامعة فتسيء إليها أحياناً.
• إنتاج وتطوير التطبيقات الخاصة بموقع الجامعة.
• تطوير الموقع من حيث جاذبية الشكل وسهولة التصفح من قبل المستخدم.
• نشر أخبار الجامعة والبيانات الخاصة بها على الموقع باللغات الثلاث: العربية والفرنسية والإنكليزية.
• انشاء قاعدة بيانات حول الصفحات التي تنشر أخبار الجامعة ( طلاب أو جمعيات) .
• تغطية إنجازات الهيئة الأكاديمية والطلاب والإدارة.
• إعداد تقرير إعلامي داخلي يومي يختص بما ورد في الإعلام الرقمي عن الجامعة.
• مساعدة الكليات والمعاهد في تحرير وترجمة وإخراج ما يصدر عنها للتعريف بها والإعلان عن نشاطاتها وتقديم اختصاصاتها وبرامجها وإنجازاتها، بما يضمن للجامعة صورة متناسقة على اختلاف كلياتها.
• تحضير بطاقات معايدة للمناسبات الوطنية والأعياد وأغلفة للموقع والفيسبوك.
• حفظ وتوثيق أنشطة الإدارة المركزية وأنشطة الكليات والمعاهد وإنجازاتها.
• إنشاء أرشيف لحفظ ذاكرة الجامعة.

المادة الخامسة

مهمات المكتب الخارجية:

يتولى المكتب المهمات الخارجية الآتية:

• توطيد العلاقات مع وسائل الإعلام والقيّمين عليها.
• إعداد تقرير إعلامي أسبوعي لوسائل الإعلام.
• إنشاء فريق إعلامي في كل كلية، من طلاب و/أو أساتذة و/أو موظفين لتغطية نشاطات الكلية والفرع.
• التشبيك مع الكادر الأكاديمي والإداري والطلاب عبر إرسال رسائل إلى هواتفهم أو بريدهم الإلكتروني.
• إعداد رزنامة النشاطات السنوية من قبل الكليات بحسب الاختصاص.
• تخصيص وسيلة تواصل للشكاوى والعمل على معالجتها بنقلها إلى المعنيين بها.
• المشاركة في لجنة الاحتفالات والبروتوكولات.
• المشاركة في إنتاج المنشورات المعرّفة بالجامعة وأدلة الطلاب.
• المشاركة في إنتاج الوسائل المروِّجة للجامعة (ملصقات- أفيش- رولّ- أجندات- قرطاسية...) والمعلنة عن أنشطتها بالتعاون مع كليات الجامعة وفروعها.
• إصدار بطاقة جامعية موحدة للطلاب والموظفين والأساتذة، وستيكرز للسيارات، ومن أهداف البطاقة الموحدة ربطها بمجموعة من العروض الخاصة من جانب مختلف المؤسسات الرياضية والثقافية والترفيهية.
• تعزيز التعاون مع دائرة الأنشطة الرياضية.
• سائر المهمات ذات الصلة التي يكلّفها بها رئيس الجامعة أو مجلسها.

المادة السادسة

يدير المكتب منسّق عام وهيئة "مكتب" التي تسمى لمقتضيات هذا القرار بـ "الهيئة".

المادة السابعة

يُعيِّن المنسق العام بقرار من رئيس الجامعة من بين أفراد الهيئة التعليمية.

مدة ولاية المنسق العام ثلاث سنوات قابلة للتجديد لمرة واحدة.

المادة الثامنة

يتولى المنسق العام الإشراف المباشر على المهمات الداخلية الواردة في المادة الرابعة ويشرف على أعمال الموظفين/المدربين العاملين في إطار المكتب، بالإضافة إلى المهمات التالية:

• دعوة هيئة المكتب للإجتماع وترؤس اجتماعاتها، وتحضير جدول الأعمال وإعداد المحاضر.
• إعداد خطة العمل السنوية وعرضها على الهيئة للموافقة عليها.
• تنفيذ مقررات هيئة المكتب.
• الإشراف على أعمال المكتب والعاملين فيه.
• التواصل مع الجهات الخارجية.
• اصدار القرارات ذات الصلة بأنشطة المكتب.
• الموافقة على المشاريع المقترح تنفيذها وإعطاء الإذن بمباشرة التنفيذ.
• إعداد مشروع موازنة المكتب وعرضه على الهيئة للموافقة عليه ورفعه إلى رئيس الجامعة.
• إعداد التقرير السنوي عن أنشطة المكتب ورفعه إلى مجلس الجامعة بواسطة رئيسها.
• استلام التقارير والمقترحات من أعضاء المكتب وعرضها على الهيئة.
• التنسيق مع عمداء الوحدات ومدراء الفروع في ما يتصل باختصاصات المكتب.

المادة التاسعة

هيئة المكتب

تتألف هيئة المكتب من ثمانية أعضاء من بين أفراد الهيئة التعليمية يمثّلون الاختصاصات الآتية: الاعلام، العلاقات العامة، لغات وآداب، فنون، هندسة تصميم مواقع وتطبيقات إلكترونية.

يعيّن أعضاء الهيئة بقرارٍ من رئيس الجامعة بناءً على اقتراح المنسق العام، مدّة ولايتهم ثلاث سنوات قابلة للتجديد.

يعيّن رئيس الجامعة منسقاً للمهمات الخارجية من بين أعضاء هيئة المكتب. يتولى منسق المهمات الخارجية تنفيذ المهمات الخارجية للمكتب والمحددة في المادة الخامسة من هذا القرار ويتعاون في تنفيذ مهماته مع دائرة العلاقات العامة في الإدارة المركزية.

يتولى رئيس دائرة العلاقات العامة مهام أمانة سر المكتب، ويشارك في اجتماعات الهيئة كما يشارك أحد المهندسين المسؤولين عن الموقع في الإدارة المركزية في هذه الاجتماعات، من دون أن يحق لهما التصويت على مقرراتها.

المادة العاشرة

مهام هيئة المكتب

تتولى هيئة المكتب القيام بالمهمات الخارجية بالإضافة إلى المهمات الآتية:

• اقتراح سياسة المكتب ورفعها إلى مجلس الجامعة بواسطة رئيس الجامعة.
• الموافقة على مشاريع القرارات التي يقترحها المنسق العام والمتصلة بمهمات المكتب.
• إقرار مشروع موازنة المكتب.
• التقرير في سائر الموضوعات المكلف بها المكتب.

المادة الحادية عشرة

تجتمع الهيئة مرة في الشهر على الأقل بدعوة من المنسق العام أو بناءً لطلب رئيس الجامعة. ولا تكون الجلسة قانونية إلا إذا حضرها نصف أعضائه على الأقل.

تتخذ الهيئة قراراتها بأغلبية الأصوات وعند تساوي الأصوات يعتبر صوت المنسق العام مرجحاً.

يحق لرئيس الجامعة حضور اجتماعات الهيئة والمشاركة في التصويت واتخاذ القرارات.

المادة الثانية عشرة

تلحظ في موازنة الإدارة المركزية الاعتمادات المخصصة للمكتب.

تتكون واردات المكتب من:

• مساهمة الجامعة.
• المشاريع التي يتم دعمها من قبل مؤسسات محلية أو دولية.
• إيرادات المشاريع المنفّذة.
• التبرعات والهبات غير المشروطة.

تعقد نفقات المكتب وتصرف وفق الأصول المقررة في النظام المالي للجامعة، بقرارٍ من رئيس الجامعة بناءً على اقتراح المنسق العام للمكتب.

المادة الثالثة عشرة

يؤمن للمكتب مقر مناسب في مبنى الإدارة المركزية.

يعاون المنسق العام جهاز إداري يحدد عدد العاملين فيه وتسمياتهم الوظيفية وتعيينهم بقرار من رئيس الجامعة بناء على اقتراح المنسق العام.

تشمل اختصاصات العاملين في المكتب: الأرشفة، التحرير، الترجمة، إدخال المعلومات، رصد المواقع والصفحات الإلكترونية، إدراج البيانات على الموقع وشبكات التواصل الاجتماعية، تصميم الصفحات (graphic design) هندسة المواقع والتطبيقات والوسائط المتعددة (front end and back end user)، وغيره من الاختصاصات ذات الصلة بأنشطة المكتب.

المادة الرابعة عشرة

يعمل بهذا القرار فور صدوره، ويبلغ حيث تدعو الحاجة.