Article 1

Le Bureau de la communication et de l’information (BCI) est établi à l’Université Libanaise (UL) et dépend directement du Rectorat de l’université.

Article 2

Objectifs du BCI :

Le BCI vise à refléter une image objective de l’université dans les médias et sur les réseaux sociaux, et à rapprocher les sections de l’université entre elles en présentant les activités et les réalisations de chacune, afin de renforcer le sentiment d’appartenance à une université nationale unifiée, qui à son tour renforce le sentiment d’appartenance national.

Article 3

Tâches du BCI :

Le BCI accomplit deux types de tâches : une tâche interne préparatoire au travail de communication, ainsi qu’une tâche externe relative au suivi de la relation avec les médias et les réseaux sociaux, en plus des activités des facultés et des sections.

Article 4

Tâches internes du BCI :

1. Superviser le contenu du site Internet de l’université, le compléter en informations et contribuer à son développement périodique.
2. Mettre à jour les données du site.
3. Publier les activités et les annonces envoyées par les facultés, les sections et l’administration centrale sur le site, les réseaux sociaux et les médias numériques.
4. Publier des vidéos liées aux activités de l’université sur Internet (YouTube).
5. Superviser le contenu de la page Facebook et des autres moyens de communication sur les réseaux sociaux.
6. Surveiller les sites et les pages usurpés qui traitent de l’université, et qui lui nuisent parfois.
7. Créer et développer des applications pour le site.
8. Développer le site en termes d’interface et d’expérience utilisateur.
9. Publier sur le site les informations et les données relatives à l’université en langues arabe, française et anglaise.
10. Créer une base de données autour des pages qui publient des informations sur l’université (étudiants ou associations).
11. Couvrir les réalisations des étudiants, du personnel administratif, et du corps enseignant.
12. Préparer un rapport interne quotidien lié à ce qui a été rapporté sur l’université dans les médias numériques.
13. Assister les facultés et les instituts dans l’édition, la traduction et la publication des articles et annonces destinés à les faire connaître, à annoncer leurs activités et à présenter leurs spécialisations, programmes et réalisations, de manière à garantir à l’université une image cohérente de ses différentes facultés.
14. Préparer des cartes de vœux pour des occasions nationales et des cérémonies ainsi que des couvertures pour le site et la page Facebook de l’université.
15. Conserver et documenter les activités de l’administration centrale, ainsi que les activités et réalisations des facultés et instituts.
16. Créer une archive pour conserver la mémoire de l’université.

Article 5

Tâches externes du BCI :

1. Consolider les relations avec les médias et les personnes compétentes.
2. Préparer un rapport hebdomadaire des médias.
3. Créer une équipe médiatique dans chaque faculté, composée d’étudiants et/ou de professeurs et/ou d’employés pour couvrir les activités de la faculté et de la section.
4. Travailler en réseau avec le corps enseignant, le personnel administratif et les étudiants en leur envoyant des messages sur leur téléphone ou par e-mail.
5. Préparer le calendrier des activités annuelles des facultés en fonction des spécialisations.
6. Allouer un moyen de communication pour recevoir les réclamations et veiller à leur traitement en les transférant aux personnes concernées.
7. Participer au comité des cérémonies et des protocoles.
8. Participer à la production de publications définissant l’université et de guides pour étudiants.
9. Participer à la production des moyens de promotion de l’université (posters -affiches – roll-up - agendas – papeterie…) et à l’annonce de ses activités en coopération avec les facultés et les sections de l’université.
10. Délivrer une carte universitaire unifiée pour l’ensemble des étudiants, du corps enseignant et du personnel administratif, ainsi que des autocollants pour voitures. L’un des objectifs de la carte unifiée est de la relier à un ensemble d’offres exclusives proposées par diverses institutions sportives, culturelles et de divertissement.
11. Renforcer la coopération avec le département des activités sportives.
12. Effectuer toutes autres tâches connexes assignées par le Recteur ou le conseil de l’université.

Article 6

Le BCI est géré par un coordinateur général et un organe « du bureau », appelé ci-après « l’organe ».

Article 7

Le coordinateur général est nommé, parmi les membres du corps enseignant, sur décision du Recteur.

Le mandat du coordinateur général est de trois ans, renouvelable une fois.

Article 8

Le coordinateur général assure la supervision directe des tâches internes mentionnées à l’article 4 et supervise le travail des employés du bureau, en plus des tâches suivantes :

1. Inviter l’organe à se réunir et à présider ses réunions, préparer l’ordre du jour et rédiger le procès-verbal.
2. Préparer le plan de travail annuel et le soumettre à l’organe pour approbation.
3. Mettre en œuvre les décisions de l’organe.
4. Superviser le travail du bureau et de ses employés.
5. Communiquer avec les parties externes.
6. Emettre des décisions liées aux activités du bureau.
7. Approuver les projets proposés pour être mis en œuvre et autoriser la mise en œuvre.
8. Préparer le projet de budget du bureau, le présenter à l’organe pour approbation, et le soumettre au Recteur.
9. Préparer le rapport annuel des activités du bureau et le soumettre au conseil de l’université par l’intermédiaire du Recteur.
10. Recevoir les rapports et les propositions des membres du bureau et les présenter à l’organe.
11. Assurer la coordination avec les doyens des facultés et les directeurs des sections en ce qui concerne les spécialisations du bureau.

Article 9

L’organe du bureau

L’organe du bureau est composé de huit membres du corps enseignant représentant les spécialisations suivantes : journalisme, relations publiques, langues et littérature, arts et conception de sites Internet et d’applications électroniques.

Les membres de l’organe sont nommés sur décision du Recteur et sur proposition du coordinateur général. Leur mandat est de trois ans, renouvelable.

Le Recteur nomme, parmi les membres de l’organe, un coordinateur chargé des tâches externes. Ce coordinateur assure l’exécution des tâches externes du bureau, spécifiées à l’article 5 du présent règlement, et coopère dans l’exécution de ses tâches avec le service des relations publiques à l’administration centrale.

Le chef du service des relations publiques assume les fonctions de secrétaire général du bureau et participe aux réunions de l’organe, tout comme un des ingénieurs responsables du site Internet de l’université à l’administration centrale, sans toutefois avoir le droit de vote sur les décisions.

Article 10

Tâches de l’organe du bureau

L’organe du bureau effectue des tâches externes en plus des tâches suivantes :

1- Proposer la politique du bureau et la soumettre au conseil de l’université par l’intermédiaire du Recteur.

2- Approuver les projets de résolution proposés par le coordinateur général en rapport avec les tâches du bureau.

3- Approuver le projet de budget du bureau.

4- Faire rapport sur toutes les autres questions assignées au bureau.

Article 11

L’organe se réunit au moins une fois par mois sur invitation du coordinateur général ou à la demande du Recteur. Une session n’est légale que si au moins la moitié de ses membres y assiste.

L’organe prend ses décisions à la majorité des voix, et en cas d’égalité des voix, la voix du coordinateur général est déterminante.

Le Recteur a le droit d’assister aux réunions de l’organe et de participer au vote et à la prise de décision.

Article 12

Le budget du bureau est précisé dans celui de l’administration centrale.

Les recettes du bureau se composent des :

Contributions de l’université ;

1. Projets soutenus par des institutions locales ou internationales ;
2. Revenus des projets mis en œuvre ;
3. Dons inconditionnels.

Les dépenses du bureau sont tenues et disposées selon les principes précisés dans le règlement financier de l’université, sur décision du Recteur et sur proposition du coordinateur général.

Article 13

Le bureau dispose d’un siège approprié au sein de l’administration centrale.

Le coordinateur général est assisté par un organe administratif qui détermine le nombre d’employés, leur fonction et leur nomination sur décision du Recteur et sur proposition du coordinateur général.

Les tâches des employés du bureau comprennent : l’archivage, l’édition, la traduction, la saisie d’informations, la surveillance des sites et des pages électroniques, l’insertion de données sur le site et les réseaux sociaux, la conception graphique, la conception de sites Internet et d’applications électroniques, la conception multimédia (front-end et back end user), en plus d’autres tâches liées aux activités du bureau.

Article 14

Ce règlement est à appliquer dès sa promulgation et à notifier, le cas échéant.